Quando bem conduzidas, as reuniões são eficazes para o desenvolvimento de uma empresa. Porém, quando longas e exaustivas, podem ser ineficientes e comprometer a produtividade de uma equipe. Por isso, é importante seguir algumas recomendações para ter sempre reuniões produtivas.
Alinhar o sistema de reuniões pode ser compensador para o seu negócio. O primeiro passo é definir um objetivo e qual deve ser o resultado final do encontro. Dessa forma, você evita convocar profissionais para discutir todo e qualquer assunto, sem um objetivo claro. Ao determinar um assunto principal, os participantes creditam maior importância à reunião, elevando, inclusive, a taxa de comparecimento.
Em segundo lugar, defina horários para início e término. Reuniões produtivas podem ser feitas em até meia hora, mas é preciso que todos os envolvidos conheçam os objetivos e não tratem de outros assuntos. O mais importante em uma reunião produtiva é ter tempo suficiente para discutir os tópicos e chegar a uma conclusão. Os participantes devem ser avisados com antecedência sobre a reunião para que possam organizar sua agenda de compromissos.
Caso você tenha convocado a reunião, mantenha o controle. Para isso, siga uma agenda de tópicos e seja o mediador da comunicação entre os presentes para que o objetivo seja cumprido. Assim, seja decisivo e levante os principais pontos e quais ações devem ser tomadas para cada um deles, por exemplo: o que deve ser feito, quem deve fazer e como fazer.
Cuidado com os as interrupções, peça aos participantes que desliguem as notificações dos celulares e demais aparelhos. É importante definir uma política de comportamento, levando em conta que exceções são inevitáveis.
Após encerrada, entregue uma ata de reunião para cada participante, um registro simples com uma descrição informal, clara e em texto livre, que informe objetivamente o que foi tratado durante a reunião e, dessa forma, preservar a memória do que foi decidido. A organização no trabalho é uma das chaves para o sucesso.
