Até o momento da execução do serviço, seja ele qual for, todos os nossos contratos passam pelo processo de implantação da Security.
Seu diferencial, está em garantir assertividade e a qualidade na entrega do que foi contratado, além de promover uma relação de transparência e confiança. O resultado é a proximidade com o cliente e a preparação adequada dos colaboradores.
Neste post, apresentamos todo o passo a passo até a execução do serviço. Para isso, conversamos com a Gerente Operacional da Security, Cíntia Silva, que nos explicou detalhadamente este processo de implantação. Confira!
Como funciona o processo de implantação da Security?
O processo de implantação da Security começa logo no início do contrato dos serviços de vigilância, facilities ou soluções tecnológicas. Vamos explicá-lo em 6 etapas que, ao serem concluídas, facilitam a continuidade e garantem a boa performance da operação. Confira cada uma delas:
1. Processo Comercial
A implantação começa com o comercial, na identificação de oportunidades de vender as nossas soluções.
Participamos de concorrências em empresas públicas e privadas e a partir do retorno positivo por determinado contrato, é dado sequência no processo. Neste momento é acionada a equipe operacional, para agendar as primeiras visitas e garantir que tudo caminhe dentro do planejado até o início das atividades.
“O comercial gera uma ordem de serviço, que encaminha ao operacional para a realização de uma reunião com o cliente. Neste encontro entendemos quando será possível iniciar a prestação de serviço e alinhamos os primeiros passos.”, completa Cintia.
2. Visita técnica
A visita técnica é essencial para um direcionamento assertivo do que precisa ser feito. É a etapa de observação, alinhamentos e entendimento.
A gerente explica ainda que, muitas vezes, a visita técnica é feita para entender como é a planta, o quanto ela é vulnerável, se é acessível para transporte público, se o colaborador vai ter local para refeição, dentre outros aspectos.
Na visita, prestamos atenção em todo o contexto. Por exemplo: se o serviço for segurança patrimonial, verificamos o perímetro e as suas necessidades, tanto de vigilantes, como também os equipamentos, ou se estivermos falando da área de serviços gerais, observamos toda a área onde trabalhará a equipe de limpeza.”, reitera Cíntia.
3. Processo administrativo
No processo interno, realizado pelo administrativo, o primeiro passo é a solicitação de contratação específica para o contrato. Em seguida, isso é monitorado por cada regional, que fica responsável pelo acompanhamento das demandas.
“Neste processo, entendemos a necessidade, se será necessário fazer a dispensa dos colaboradores, ou orientar para que eles façam a inscrição no portal e se candidatem às vagas, caso estejam dentro das exigências de recrutamento e seleção.”, exemplifica Cíntia.
4. Material e treinamentos
O período entre ganharmos o contrato até a implantação, é quando chegam os insumos: uniformes, EPI 's, veículos e demais que sejam necessários, dependendo do tipo de prestação de serviço.
“O operacional separa uniforme, rádio, TV, deixa tudo pronto. Se tiver material bélico, armas, munição, pistola, a supervisão providencia para que tudo isso esteja disponível no posto da operação. Antes da implantação, tudo precisa estar devidamente instalado, cofre, armazenamento das armas, etc. Assim, estará tudo pronto para começar.”, afirma Cíntia.
Em termos de preparação da equipe, alguns clientes pedem, para além do treinamento, o auxílio do “sombra”. Consiste na atuação do novo colaborador da Security que estará por dois dias no posto de serviço participando de perto do desempenho de cada atividade.
“Essa pessoa vai acompanhar os procedimentos daquele posto com o vigilante, o controlador de acesso, seguindo este profissional no dia a dia das suas atividades.”, exemplifica Cíntia.
5. Prazos
Durante a implantação há um prazo de aviso prévio para o atual fornecedor cumprir. Esse período pode variar, pois depende muito do tempo que será disponibilizado pelo cliente para a empresa presente. Mas, geralmente, são 30 dias para começar e finalizar o processo de substituição do prestador de serviço.
Isso envolve a resolução de questões, como o e-social, documentação, uniforme, veículos, negociar com fornecedor ou com a locadora.
6. Comitê de Implantação
A Security tem um Comitê de Implantação que se reúne semanalmente para, através de um cronograma, acompanhar tudo, desde a ordem de serviço até a performance de cada etapa para resultar no bom funcionamento dos postos de trabalho.
“Toda semana conversamos com as áreas envolvidas: contratação, administração de pessoal, suprimentos, etc. Assim acompanhamos como está o status. Esse comitê existe justamente para alinhar e garantir o sucesso nas implantações”, reforça Cíntia.
O que o cliente ganha com esse processo?
De acordo com a Gerente Operacional, o maior ganho é a qualidade no serviço. “É importante uma entrega fiel do que foi contratado. Essa consciência dos processos, uma equipe de profissionais capacitados e alinhados à expectativa do cliente, beneficia o desempenho da Security e toda a jornada da prestação de serviço”.
Diferenciais de ter um processo de implantação como o da Security
Manter um contato presente e contínuo, faz com que seja construída uma relação de proximidade. “Está no nosso DNA, o operacional tem que estar muito próximo do cliente e do colaborador. Prezamos muito por isso.”, afirma Cíntia, referindo-se à necessidade de manter uma relação humanizada.
Em sua atuação, a Security realiza um processo de recrutamento e seleção específico para cada contrato, visando uma maior assertividade e a promoção de bem-estar e saúde mental, como mostramos neste post aqui.
Outro diferencial é a central de relacionamento. Após a implantação são feitos contatos periódicos para que o cliente realmente coloque os pontos a serem melhorados e avalie se a equipe está no caminho certo.
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