A recepção é o cartão de visitas de uma empresa, o ponto de partida para uma experiência positiva e profissional!
Saiba mais sobre a importância da atividade, conhecendo suas principais funções e os benefícios da terceirização para as organizações e seus clientes.
Recepção: a importância da primeira impressão
A recepção, de modo geral, é o primeiro momento de contato de uma empresa com seus mais diversos públicos e pode influenciar significativamente nas impressões e percepções de uma organização, até mesmo, no fechamento de negócios ou parcerias.
Ao serem recebidos de forma cortês e atenciosa, as pessoas se sentem valorizadas e bem-vindas, criando uma atmosfera favorável para as interações subsequentes. Como também, profissionais pouco capacitados e um ambiente desorganizado ou mal cuidado podem gerar uma imagem negativa, afetando a confiança e credibilidade.
Os valores e a identidade da organização devem refletir em tudo, desde seu estabelecimento até a qualidade do atendimento. Mas, o que isso significa na prática?
Qual o papel do recepcionista?
As funções de uma recepção podem variar de acordo com o tipo de empresa e suas necessidades específicas. No entanto, dentre as principais atribuições, podemos citar:
- Recepcionar e acolher os visitantes de forma qualificada e personalizada, visando um atendimento amigável e proporcionando uma experiência mais satisfatória, de forma que as pessoas se sintam valorizadas e compreendidas. Consequentemente, gerando uma primeira impressão positiva.
- Atender chamadas telefônicas, filtrar e encaminhar ligações para as pessoas ou departamentos adequados, garantindo uma comunicação eficiente e evitando a perda de mensagens importantes.
- Fornecer informações e orientações básicas sobre a empresa, como horários de funcionamento, localização, serviços oferecidos e procedimentos internos, como por exemplo, o preenchimento de formulários. Seu papel é facilitar a navegação do cliente dentro da organização de maneira fluida e eficiente.
- Agendar reuniões, fazer reservas, coordenar horários e o calendário de compromissos, ordenando o fluxo de trabalho. Assim, garantindo que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e as demandas dos clientes sejam encaminhadas para os setores corretos.
- Gerenciar correspondências, encomendas e pacotes para que sejam entregues para as pessoas ou departamentos corretos de forma segura e ágil.
- Verificar identificações, fornecer crachás de visitante e garantir que apenas pessoas autorizadas tenham permissão de entrada.
- Auxiliar em tarefas administrativas, atuando como um ponto central de comunicação e apoio para os diferentes setores da empresa. A recepção pode realizar a manutenção de suprimentos de escritório, por exemplo.
Por que terceirizar essa atividade?
Contratações mais assertivas e especializadas
Para que a recepção de um local funcione de forma adequada, é necessário profissionais que tenham, além de habilidades interpessoais, conhecimentos administrativos e sejam capacitados quanto aos protocolos específicos de cada estabelecimento.
Qualificação das atividades e supervisão da operação
A especialização dos serviços gera uma operação com processos bem definidos, organizados e monitorados constantemente. Além disso, conta com colaboradores treinados e capacitados para seguir padrões de excelência e suprir demandas e critérios do setor.
Garantia de ocupação dos postos de trabalhos
Uma recepção nunca pode estar vazia. Com a terceirização, se um colaborador fica doente ou precisa se ausentar por qualquer motivo, ele é substituído imediatamente. O mesmo é válido em casos de licenças e férias.
Redução e controle de custos
Todo e qualquer encargo social, trabalhista, custos com treinamentos, substituições em férias, faltas e afastamentos, uniformes e outras questões que onere o orçamento são de responsabilidade da empresa contratada.
Foco no negócio e otimização da gestão
Contar com profissionais capacitados, alinhados às demandas e prontos para assumirem seus postos, significa que os gestores podem direcionar todo o tempo e esforço que seria utilizado nessas questões focando em seu negócio principal.
Conte com uma empresa de confiança
É muito importante ser criterioso no momento de contratação dos serviços e certificar-se de escolher uma prestadora que seja referência não apenas no setor, mas também em comprometimento e responsabilidade.
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