Cada vez mais as empresas estão se questionando se vale a pena realizar a gestão operacional de facilities ou terceirizar este serviço. Isto porque administrar os facilities internamente demanda tempo e pessoas responsáveis - o que a grande maioria não possui.

O termo facilities engloba as tarefas que, apesar de secundárias, são essenciais para o funcionamento de um negócio. Aí estão incluídas atividades como limpeza, segurança, vigilância, manutenção predial, paisagismo, entre outras operações de apoio.

Para auxiliar nesse processo de decisão entre manter ou terceirizar a gestão operacional de facilities, você verá abaixo qual a importância e os principais desafios deste trabalho. Conhecerá, ainda, as vantagens de direcionar os facilities para uma empresa que é especializada nessa atividade.

Vamos lá?

Qual o papel da gestão operacional de facilities?

Entende-se por gestão de facilities, ou facilities management, a tarefa de gerenciar todas as atividades relacionadas à administração e manutenção estrutural. Essa função é considerada imprescindível, pois influencia diretamente na conservação dos espaços, tornando-os mais agradáveis e produtivos para o restante das equipes.

Esse gerenciamento, na maioria dos casos, não faz parte da estratégia central de uma empresa. Porém, como ele oferece suporte mesmo que indiretamente para que o negócio obtenha sucesso, não pode ser deixado de lado!

É importante, portanto, que exista uma coordenação, a fim de garantir que os serviços serão executados adequadamente.

Quais atividades fazem parte da gestão de facilities?

Dentre os serviços considerados facilities, destacam-se:

  1. Limpeza: além de garantir que os ambientes estarão limpos e próprios para uso, a limpeza preza pela organização, influenciando diretamente na produtividade dos colaboradores.
  2. Segurança: garantir a segurança patrimonial deixou de ser um custo e se tornou investimento. Afinal, é preciso prevenir danos materiais e físicos e garantir que os bens e os funcionários estarão protegidos.
  3. Recepção: tratar bem visitantes, sejam clientes ou não, é indispensável para passar uma boa primeira impressão sobre a empresa.
  4. Paisagismo: a gestão operacional desse facilitie é importante porque o paisagismo reflete a imagem da empresa. Um jardim mal cuidado pode passar a impressão de relaxamento e falta de profissionalismo.

Como se percebe, todos esses facilities possuem uma função estratégica, mesmo que não estejam diretamente ligados à área de atuação da empresa. Para que sejam desempenhados adequadamente, precisam ser gerenciados por alguém que entenda dos seus processos.

É nesse ponto que surge a dúvida: qual o melhor caminho para realizar a gestão operacional de facilities? Falaremos sobre isso a seguir!

Vantagens de terceirizar a gestão de facilities

Passar a função de administrar facilities para algumas lideranças pode gerar muita dor de cabeça. Além de não terem conhecimento sobre os processos - o que pode prejudicar no resultado final - esse desvio de atividade acaba “roubando” um tempo que poderia ser utilizado para atividades mais estratégicas.

E os desafios não param por aí. Quando a gestão é realizada por funcionários próprios, surgem questões como:

  • Aumento nos custos operacionais que não têm relação com a atividade-fim do negócio;
  • Necessidade de aprender sobre as normas e convenções de cada facilitie, a fim de evitar problemas trabalhistas;
  • Dificuldade em recrutar mão-de-obra qualificada e responsável.

Para evitar estes e outros inconvenientes, assim como garantir que os serviços serão bem desempenhados, uma alternativa vantajosa é terceirizar o facilities management. Confira as principais vantagens da terceirização:

Foco no negócio

Quando a gestão operacional de facilities passa a ser realizada por uma empresa especializada, os demais profissionais direcionam as energias para o seu setor e o negócio em si. Além disso, com essa parceria, os serviços gerais tendem a ser aperfeiçoados - visto que a terceirizada tem experiência na função.

Menos burocracia

Ao contratar funcionários, há uma série de custos e documentações que precisam ser administrados. Isso sem falar em processos considerados essenciais, como:

  1. Recrutamento;
  2. Treinamento;
  3. Integração;
  4. Acompanhamento;
  5. Avaliação.

Com a terceirização, esse papel deixa de ser da empresa e os profissionais já chegam prontos para assumirem seus postos. Inclusive, em caso de faltas, a responsabilidade de substituição é da contratada, ou seja, a função não fica comprometida!

Redução de custos operacionais

Com a terceirização, a empresa não precisa se preocupar com folha de pagamento, encargos e treinamentos - custos que acabam onerando um negócio.

Melhora nos serviços prestados

Contar com uma empresa especialista em facilities afeta diretamente no resultado final. Isto porque os profissionais são qualificados conforme a função que irão desempenhar e recebem todo o apoio e acompanhamento para que se sintam motivados.

Com isso, a tendência é que o negócio obtenha cada vez melhores resultados, visto que passa a contar com profissionais engajados e devidamente aptos para o trabalho!

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