A Security é uma empresa que tem por essência o compromisso com a credibilidade, transparência e inovação.
Atuamos em três frentes: vigilância, facilities e tecnologia e em todas elas prezamos, acima de tudo, pelo bom funcionamento da operação de cada cliente. Buscamos estar sempre alinhados com o que há de melhor no mercado, para isso, investimos em soluções que nos permitem inovar e sermos mais eficientes e estratégicos em nossos processos administrativos e nas operações em postos de serviços.
O Fluig é uma ferramenta da TOTVS que transformou os nossos processos e dia a dia, neste aspecto. Para falar sobre o assunto, convidamos Camila Godoi, Analista de Inovação.
O que é o Fluig e como funciona essa interface?
O Fluig unifica processos e resolve problemas em diversas áreas de forma simplificada. Antes dele, os procedimentos internos eram realizados manualmente. Agora, tudo isso é digitalizado e enviado por e-mail com cópia ao cliente, trazendo mais segurança na resolução de possíveis falhas.
“Conseguimos listar vantagens como a centralização de informações, automação e a padronização de processos e digitalização de tarefas que antes eram manuais e aguardavam a aprovação que era enviada por e-mail”, explica Camila.
O mais interessante do uso dessa plataforma é sua capacidade de adaptação às necessidades da empresa. A sua usabilidade pode ser desenvolvida pela nossa equipe, que personaliza o sistema para cada demanda, incluindo ou removendo os campos necessários. Após tudo funcionando bem, é disponibilizado acesso às etapas dentro da ferramenta, que pode ser acessada e manuseada via computador ou por aplicativo mobile.
Atualmente trabalhamos dentro do Fluig algumas atividades, muitas delas voltadas para a parte administrativa e otimização de processos internos. Temos também o Meu Checklist, fluxo que traz uma série de benefícios aos clientes.
Meu Checklist: processo que garante o acompanhamento e transparência operacional da Security
Possuímos supervisores operacionais que realizam visitas periódicas nos postos de trabalho de cada cliente. Antes do Fluig, o registro dessa supervisão era feito manualmente, arquivado no livro de ocorrências de cada posto.
“Com o Fluig, permitimos que este supervisor faça tudo via aplicativo. Ele realiza o check-in da visita e preenche o checklist relacionado ao tipo de serviço. Após a coleta das informações necessárias, ele realiza o check-out para que as informações sigam para validação interna e envio ao cliente.” afirma Camila.
Conheça algumas funcionalidades do Fluig que agregam no dia a dia da Security:
1 Geolocalização
O Fluig permite o check-in e check-out dos processos, possibilitando um acompanhamento geográfico das supervisões.
Check-in: registro de início da visita do supervisor, coleta de localização e horário.
Check-out: registro de término da visita do supervisor, coleta de localização e horário.
Na Security isso é fundamental para garantirmos um monitoramento constante, visto que atuamos em todo o Brasil.
2 Acompanhamento de indicadores por tipo de serviço (Checklist)
Todo o processo de checklist promove o bom funcionamento e continuidade das atividades, além da transparência com o cliente. Consiste no report da operação no momento da visita, acompanhamento de indicadores e diretrizes de cada atividade, observações, documentações, anexo de imagens (quando necessário), etc.
3 Assinatura Digital
A validação por assinatura digital, além de facilitar, agrega confiança e credibilidade nesta etapa do processo, confirmando a presença de profissionais responsáveis e permitindo a checagem sempre que necessário.
Registro de presentes: registro dos colaboradores da Security e representantes do cliente presentes no momento. Na visita é coletada a assinatura digital da parte do cliente.
4 Integração com o ERP
O TOTVS é o sistema integrado de gestão empresarial (ERP), utilizado na Security.
Ele permite uma visão geral e inteligente de toda operação, através do Business Intelligence (BI), que é o processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações.
Na prática, isso significa que os gestores podem visualizar e cruzar dados coletados durante o processo de supervisão para orientar análises e decisões mais assertivas.
É possível visualizar graficamente informações como:
- Panorama de desempenho geral
- Inconsistências
- Inconformidades
- Conformidades por tipo de supervisão
- Índice de presença do cliente por check-list
- Índice de duração de check-list
- Quantitativo de check-lists realizados por supervisão e/ou por locais de atendimento
- Principais questões por serviços
- Visão geográfica dos pontos de check-in e check-out
- Relatórios enviados para o cliente
- Controle dos check-lists que não foram realizados
Esses são apenas alguns exemplos de indicadores que podem ser mensurados com essa tecnologia.
5 Relatório
São compilados os dados coletados na visita em forma de um documento, que após aprovação dos gerentes da Security, são encaminhados via e-mail para o cliente.
6 Uso do app offline
A ferramenta permite o uso offline, facilitando a vida dos supervisores e evitando qualquer problema e imprevisto durante as visitas.
A Security utiliza o Fluig desde fevereiro de 2021, neste período os primeiros fluxos de trabalho foram direcionados à operação interna, nas atividades de rescisão contratual e aprovação de vagas. Em maio de 2022 implementamos o Meu Checklist, aprimorando toda a parte de processos.
Hoje agregamos aos nossos clientes com padronização e presença ativa, garantindo que tudo funcione como deve, identificando erros e ajustando o que for necessário em tempo hábil de forma a não comprometer o seu desempenho. Tudo isso gerando evidências e dados em todas as etapas.
Para uma empresa como a nossa, que atua em mais de 900 municípios, com mais de 8 mil colaboradores espalhados pelo país, essa padronização de processos e informações fazem toda a diferença para uma boa gestão operacional. Explicamos melhor neste conteúdo.
Camila complementa com um bom panorama dos benefícios que os clientes da Security possuem em contratar uma empresa que tenha essa preocupação e investimento.
“Com essa tecnologia, vejo que conseguimos ter a centralização de informações e uma melhor gestão dos processos. Outro diferencial é que digitalizamos atividades que antes eram muito soltas, realizadas de forma manual e em diversas plataformas. Hoje agregamos aos nossos clientes a padronização, transparência e a credibilidade que vem com o uso do TOTVS e Fluig, um sistema reconhecido nacional e internacionalmente.”
